Was ist ein Kassensystem? Der komplette Leitfaden zu Kassensoftware für Unternehmen

Wenn Sie ein Restaurant, einen Supermarkt, ein Einzelhandelsgeschäft, ein Café oder fast jedes andere Unternehmen führen, das Produkte oder Dienstleistungen verkauft, haben Sie wahrscheinlich schon einmal von einem POS-System gehört. Doch was bedeutet POS eigentlich, und warum ist die Point-of-Sale-Technologie zu einem so wichtigen Teil der modernen Unternehmensführung geworden?

POS steht für Point of Sale (Verkaufsstelle). Ein POS-System ist die Kombination aus Software und, falls nötig, Hardware, mit der Unternehmen Verkäufe erfassen, Transaktionen abwickeln, Produkte verwalten, Zahlungen annehmen, Bestände verfolgen und die Geschäftsleistung überwachen.

Moderne POS-Systeme sind weit mehr als herkömmliche Registrierkassen. Statt nur eine Summe zu berechnen und die Kassenschublade zu öffnen, kann heutige Kassensoftware Verkäufe, Bestand, Mitarbeitende, Kunden, Filialen, Berichte und Geschäftsdaten auf einer Plattform verbinden.

Gerade für kleine Unternehmen kann die richtige Kassensoftware den Alltag vereinfachen und Inhabern einen klareren Überblick darüber geben, was in ihrem Betrieb passiert.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein POS-System ist, wie es funktioniert, welche Arten von POS-Systemen es gibt, welche Funktionen am wichtigsten sind und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.

Was bedeutet POS?

POS steht für Point of Sale.

Der Point of Sale ist der Moment und der Ort, an dem ein Kunde einen Kauf bei einem Unternehmen abschließt.

Traditionell war das die Kasse am Ladentisch. Ein Kassierer tippte den Preis ein, kassierte das Bargeld und gab dem Kunden einen Beleg.

Heute kann der Point of Sale fast überall sein.

Eine POS-Transaktion kann stattfinden:

• An der Supermarktkasse
• An der Theke eines Restaurants
• Am Esstisch
• In einem Ladengeschäft
• Über ein Tablet
• Auf einem Smartphone
• Bei einer temporären Veranstaltung oder in einem Pop-up-Shop
• Über einen Onlineshop

Da Unternehmen heute an verschiedenen Orten und über verschiedene Geräte verkaufen, ist die moderne Definition eines POS-Systems deutlich weiter gefasst als die der herkömmlichen Registrierkasse.

Ein Kassensystem liefert die Technik, um die Transaktion abzuschließen, und erfasst gleichzeitig wichtige Informationen zum Verkauf.

Was ist ein Kassensystem?

Ein POS-System ist Software und Hardware zur Abwicklung und Verwaltung von Verkaufstransaktionen.

Im Kern ermöglicht ein POS-System einem Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen auszuwählen, den fälligen Gesamtbetrag zu berechnen, die Zahlung anzunehmen und die Transaktion zu erfassen.

Moderne POS-Software leistet jedoch oft deutlich mehr.

Je nach Plattform können Unternehmen ihr POS-System außerdem nutzen für:

• Produktverwaltung
• Bestandsverfolgung
• Verkaufsberichte
• Rechnungserstellung
• Steuerberechnung
• Mitarbeiterverwaltung
• Verwaltung des Kassenpersonals
• Kundendaten
• Rabatte und Aktionen
• Verwaltung mehrerer Filialen
• Geschäftsanalysen
• Rückgaben und Erstattungen
• Verkauf online und offline

Deshalb betrachten viele Unternehmen ihre POS-Software heute als wichtige Betriebsplattform und nicht mehr nur als Werkzeug für die Kasse.

Wie funktioniert ein POS-System?

Auch wenn der Bezahlvorgang nur Sekunden dauert, laufen in einem POS-System während einer einzelnen Transaktion mehrere Schritte ab.

1. Der Kunde wählt ein Produkt oder eine Dienstleistung aus

Die Transaktion beginnt, wenn der Kunde entscheidet, was er kaufen möchte.

In einem Ladengeschäft oder Supermarkt scannt das Kassenpersonal einen Barcode oder wählt das Produkt auf dem POS-Bildschirm aus.

In einem Restaurant wählen Kassenpersonal oder Servicekräfte Gerichte, Mengen, Extras oder Bestellarten wie Verzehr vor Ort, Mitnahme oder Lieferung aus.

2. Das POS berechnet den Gesamtbetrag

Die Kassensoftware berechnet den Preis der ausgewählten Produkte oder Dienstleistungen.

Je nach Konfiguration des Unternehmens kann das System automatisch Folgendes anwenden:

• Steuern
• Rabatte
• Aktionen
• Servicegebühren
• Produktspezifische Preise

Der Kunde sieht dann den Endbetrag, der zu zahlen ist.

3. Der Kunde bezahlt

Die Zahlung erfolgt mit einer der vom Unternehmen unterstützten Zahlungsarten.

Dazu können Bargeld, Karte, digitale Zahlungsmethoden oder eine andere eingerichtete Option gehören.

Das POS erfasst die Zahlungsart und ordnet sie der Transaktion zu.

4. Der Verkauf wird erfasst

Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, legt das POS-System einen Transaktionsdatensatz an.

Dieser enthält in der Regel Angaben wie:

• Verkaufte Produkte
• Mengen
• Preise
• Steuern
• Rabatte
• Zahlungsart
• Datum und Uhrzeit
• Kassierer oder Mitarbeiter
• Filiale oder Standort

Diese Informationen werden Teil der Verkaufsaufzeichnungen des Unternehmens.

5. Der Bestand wird aktualisiert

Wenn das POS-System eine Bestandsverwaltung enthält, können die Mengen der verkauften Produkte automatisch reduziert werden.

Hat ein Supermarkt zum Beispiel 50 Einheiten eines Produkts und verkauft drei davon, kann der Bestand sofort 47 verbleibende Einheiten anzeigen.

So entfällt ein Großteil der manuellen Arbeit bei der Pflege der Lagerbestände.

6. Die Daten stehen in Berichten zur Verfügung

Da Transaktionen digital erfasst werden, können Inhaber anhand von POS-Berichten die Leistung ihres Geschäfts nachvollziehen.

Statt am Ende des Tages Belege von Hand zu zählen, können Verantwortliche im POS-Dashboard Informationen wie Tagesumsatz, Transaktionsvolumen, meistverkaufte Produkte und Aktivitäten des Kassenpersonals einsehen.

POS-System vs. herkömmliche Registrierkasse

Sowohl eine Registrierkasse als auch ein POS-System können beim Bezahlen eingesetzt werden, ihre Möglichkeiten unterscheiden sich jedoch erheblich.

Eine herkömmliche Registrierkasse hilft dem Kassenpersonal vor allem dabei, eine Transaktion zu berechnen, Bargeld aufzubewahren und manchmal einen Beleg zu drucken.

Ein modernes POS-System erstellt einen digitalen Datensatz der Transaktion und kann diese Informationen mit anderen Bereichen des Unternehmens verknüpfen.

Wird ein Produkt zum Beispiel über die POS-Software verkauft, kann dieselbe Transaktion Auswirkungen haben auf:

• Umsatzsummen
• Lagerbestände
• Steuerunterlagen
• Mitarbeiteraktivität
• Leistung der Filialen
• Geschäftsberichte

Der Hauptunterschied liegt also nicht allein darin, wie der Kunde bezahlt.

Eine Registrierkasse wickelt vor allem die Transaktion selbst ab, während ein modernes Kassensystem die bei dieser Transaktion entstehenden Informationen verwalten hilft.

Was sind die Hauptbestandteile eines POS-Systems?

Ein POS-System besteht in der Regel aus zwei Hauptkomponenten: POS-Software und POS-Hardware.

POS-Software

POS-Software ist die Anwendung, die Transaktionen und Geschäftsdaten verwaltet.

Sie bietet die Oberfläche, mit der Mitarbeitende Produkte hinzufügen, Summen berechnen, Verkäufe abschließen und auf weitere Geschäftsfunktionen zugreifen.

Moderne POS-Software kann verfügbar sein über:

• Webbrowsern
• Desktop-Anwendungen
• Android-Geräten
• iPhones und iPads
• Tablets
• Spezielle POS-Terminals

Ein Unternehmen kann also möglicherweise arbeiten, ohne ein großes herkömmliches Kassenterminal anzuschaffen.

Für manche kleine Unternehmen kann zum Beispiel eine POS-App auf einem vorhandenen Smartphone, Tablet oder Computer ausreichen.

POS-Hardware

POS-Hardware bezeichnet die physischen Geräte, die zusammen mit der Software verwendet werden.

Zur gängigen POS-Hardware gehören:

Barcodescanner

Barcodescanner ermöglichen es Unternehmen, Produkte beim Bezahlen schnell zu erkennen.

Sie sind besonders nützlich für Supermärkte, Kioske, Apotheken und Händler mit großem Sortiment.

Bondrucker

Ein Bondrucker erstellt einen Beleg auf Papier für den Kunden.

Häufig werden Thermodrucker eingesetzt, da sie schnell drucken und keine herkömmlichen Tintenpatronen benötigen.

Kassenschublade

Unternehmen, die Bargeld annehmen, können eine Kassenschublade an ihr POS-Setup anschließen.

POS-Terminal

Ein POS-Terminal kann ein spezielles Gerät, ein Desktop-Computer, ein Tablet oder ein anderer Bildschirm sein, den das Kassenpersonal verwendet.

Kundendisplay

Manche Unternehmen nutzen einen zusätzlichen Bildschirm, auf dem Kunden ihre ausgewählten Artikel, die Preise und den Gesamtbetrag sehen können.

Nicht jedes Unternehmen braucht jede Art von POS-Hardware. Das passende Setup hängt davon ab, wie und wo das Unternehmen arbeitet.

Welche Arten von POS-Systemen gibt es?

Es gibt kein einzelnes POS-Setup, das für jedes Unternehmen passt.

Ein Überblick über die wichtigsten Arten hilft Ihnen zu entscheiden, welche Option zu Ihrem Betrieb passt.

Cloudbasierte POS-Systeme

Ein Cloud-Kassensystem speichert und synchronisiert Geschäftsdaten über eine Online-Infrastruktur.

Da die Daten nicht an einen einzelnen lokalen Rechner gebunden sind, können Inhaber Berichte und Verwaltungstools oft von verschiedenen Geräten aus aufrufen.

Cloudbasierte Kassensysteme sind besonders praktisch für Inhaber, die ihr Geschäft aus der Ferne führen oder mehrere Standorte betreiben.

Mobile Kassensysteme

Ein mobiles Kassensystem, manchmal mPOS genannt, macht aus einem Smartphone oder Tablet ein Verkaufsgerät.

Mobile Kassensysteme können nützlich sein für:

• Kleine Einzelhändler
• Foodtrucks
• Pop-up-Stores
• Veranstaltungen
• Restaurants
• Lieferdienste
• Betriebe mit wenig Platz an der Theke

Eine POS-App senkt außerdem die Einstiegshürde, weil Unternehmen möglicherweise bereits vorhandene Geräte nutzen können.

Desktop-Kassensysteme

Desktop-Kassensoftware läuft auf einem Computer und bietet eine vertraute Lösung für Betriebe, die einen klassischen Kassenplatz bevorzugen.

Es eignet sich besonders für Geschäfte mit festen Kassenplätzen.

Webbasierte Kassensysteme

Ein Web-Kassensystem läuft über einen Internetbrowser.

So können Unternehmen leichter von verschiedenen Computern auf das Kassensystem zugreifen, ohne auf jedem Gerät komplexe Software zu installieren.

Kassensysteme für Restaurants

Ein Kassensystem für Restaurants ist auf die Abläufe in der Gastronomie ausgelegt.

Restaurants brauchen oft Funktionen, die im klassischen Einzelhandel weniger wichtig sind, zum Beispiel:

• Bestellungen vor Ort
• Bestellungen zum Mitnehmen
• Lieferbestellungen
• Menüverwaltung
• Tischverwaltung
• Bestellanpassungen
• Küchenabläufe
• Kassensitzungen
• Umsatzberichte für Restaurants

Ein Café oder Restaurant mit Bedienung sollte Software daher nach den Anforderungen des Gastronomiebetriebs beurteilen und nicht einfach ein allgemeines Kassensystem wählen.

Kassensysteme für den Einzelhandel

Ein Kassensystem für den Einzelhandel legt den Schwerpunkt stärker auf Produkte und Bestand.

Wichtige Funktionen sind unter anderem Barcode-Unterstützung, Bestandsverfolgung, Retouren, Produktvarianten, Preisgestaltung, Filialbestände und Verkaufsanalysen.

Kassensoftware für den Einzelhandel eignet sich zum Beispiel für Bekleidungsgeschäfte, Supermärkte, Elektronikläden, Kioske und Fachgeschäfte.

Wer braucht ein Kassensystem?

Fast jedes Unternehmen, das regelmäßig Verkäufe abwickelt, kann von einer Kassensoftware profitieren.

Typische Beispiele sind:

Restaurants und Cafés

Restaurants müssen Bestellungen schnell abwickeln und gleichzeitig Menüartikel, Mitarbeitende, Transaktionen und Berichte im Griff behalten.

Ein Kassensystem für Restaurants kann diese Aufgaben an einem Ort bündeln.

Supermärkte und Lebensmittelgeschäfte

Supermärkte wickeln viele Transaktionen ab und verwalten in der Regel große Warenbestände.

Barcode-Unterstützung, schnelles Kassieren, Bestandsverwaltung und detaillierte Umsatzberichte sind deshalb besonders wichtig.

Einzelhandelsgeschäfte

Einzelhändler können mit Kassensoftware Produkte, Preise, Verkäufe, Bestände, Retouren und die Leistung ihrer Filialen verwalten.

Kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen brauchen nicht unbedingt teure oder komplizierte Unternehmenssoftware.

Ein einfaches Kassensystem für kleine Unternehmen liefert die wichtigsten Werkzeuge, um mit dem Verkaufen zu starten und von Anfang an geordnete Abläufe aufzubauen.

Unternehmen mit mehreren Filialen

Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, Umsatz- und Filialdaten zentral zu führen, statt völlig getrennte Systeme zu betreiben.

So wählen Sie das richtige Kassensystem

Bei der Wahl eines Kassensystems sollten Sie zuerst verstehen, wie Ihr Geschäft tatsächlich funktioniert.

Die benötigten Funktionen festlegen

Beginnen Sie mit Ihrem Tagesgeschäft.

Stellen Sie Fragen wie:

• Brauche ich eine Bestandsverfolgung?
• Verwalte ich mehrere Filialen?
• Brauchen Mitarbeitende eigene Konten?
• Brauche ich Bestellarten für die Gastronomie?
• Verwende ich Barcode-Scanner?
• Brauche ich detaillierte Umsatzberichte?
• Soll das System auch offline weiterarbeiten?

Wählen Sie eine Software nicht nur deshalb, weil sie die längste Funktionsliste hat. Das beste Kassensystem ist das, das die Abläufe unterstützt, die Ihr Geschäft tatsächlich nutzt.

Auf einfache Bedienung achten

Ihre Mitarbeitenden arbeiten den ganzen Arbeitstag mit dem Kassensystem.

Eine komplizierte Oberfläche kann zu mehr Fehlern und höherem Schulungsaufwand führen.

Suchen Sie ein System, bei dem häufige Aktionen leicht zu verstehen und schnell erreichbar sind.

Gerätekompatibilität prüfen

Manche Kassensysteme erfordern spezielle Hardware, andere laufen auf Smartphones, Tablets, Desktop-Computern und in Webbrowsern.

Vorhandene Geräte zu nutzen kann die Kosten und den Aufwand bei der Einrichtung Ihres Kassensystems manchmal verringern.

An künftiges Wachstum denken

Ihre Anforderungen heute können nächstes Jahr ganz andere sein.

Prüfen Sie, ob das System zusätzliche Folgendes unterstützen kann:

• Produkte
• Mitarbeitende
• Kassenpersonal
• Filialen
• Geräte
• Lagerbestand
• Vertriebskanäle

Mit skalierbarer Software müssen Sie bei wachsendem Geschäft seltener auf ein anderes System umziehen.

Auf Online- und Offline-Flexibilität achten

Wenn ein Internetausfall Ihr Geschäft am Verkaufen hindern würde, sollte die Offline-Funktion ein wichtiges Kriterium sein.

Eine Kassenplattform, die online und offline funktioniert, hilft Unternehmen, bei kurzzeitigen Verbindungsproblemen weiterzuarbeiten.

Berichtsfunktionen prüfen

Berichte sollten nützliche Geschäftsinformationen liefern und nicht nur rohe Transaktionsdaten anzeigen.

Prüfen Sie, ob das System Umsatz, Verkaufstrends, Produkte, Mitarbeitende und die Leistung der Filialen leicht verständlich darstellt.

Gibt es ein kostenloses Kassensystem für kleine Unternehmen?

Ja. Einige Anbieter bieten ein kostenloses Kassensystem oder einen kostenlosen Tarif an, mit dem Unternehmen Kassensoftware nutzen können, ohne eine große Softwareinvestition einzugehen.

Inhaber sollten jedoch mehr als nur den Preis vergleichen.

Auch ein kostenloses Kassensystem sollte anhand folgender Punkte bewertet werden:

• Wesentliche Verkaufsfunktionen
• Bestandsfunktionen
• Gerätekompatibilität
• Berichte
• Bedienfreundlichkeit
• Online- und Offline-Betrieb
• Skalierbarkeit für das Unternehmen
• Verfügbare Integrationen oder Hardware-Unterstützung

Cashier POS ermöglicht es Unternehmen, Verkäufe über mobile, Desktop- und Web-Plattformen zu verwalten und unterstützt dabei den Online- und den Offline-Betrieb. Damit eignet es sich für Unternehmen, die flexibel entscheiden möchten, wie und wo sie ihr Kassensystem verwalten.

Fazit: Ein Kassensystem ist mehr als ein Werkzeug zum Kassieren

Ein Kassensystem ist die Technik, mit der Unternehmen den Ort verwalten, an dem Verkäufe stattfinden. Moderne Kassensoftware spielt heute jedoch eine viel größere Rolle im Betriebsalltag.

Das richtige System kann Kasse, Bestand, Mitarbeitende, Produkte, Filialen, Zahlungen und Berichte in einem einzigen Ablauf verbinden. So erhalten Inhaber klarere Informationen und sparen viele manuelle Arbeitsschritte, die mit herkömmlichen Registrierkassen und Tabellen verbunden sind.

Ob Sie ein Restaurant, einen Supermarkt, ein Einzelhandelsgeschäft oder ein wachsendes kleines Unternehmen führen: Die Wahl der richtigen Kassensoftware beginnt damit, Ihre täglichen betrieblichen Anforderungen zu verstehen.

Suchen Sie eine Plattform, die einfach zu bedienen ist, die Geräte und Abläufe unterstützt, auf die Ihr Geschäft angewiesen ist, nützliche Berichte liefert und Sie auch bei wachsendem Geschäft weiter begleiten kann.

Cashier POS vereint Verkaufsverwaltung, Bestand, Mitarbeitende, Berichte und den Betrieb mehrerer Filialen in einer flexiblen Kassenplattform. Mit Zugriff über Mobilgerät, Desktop und Web sowie Online- und Offline-Funktionen können Unternehmen ihre Verkäufe so verwalten, wie es für sie am besten passt.

Wenn Sie ein modernes kostenloses Kassensystem für Ihr Restaurant, Ihren Supermarkt oder Ihr Einzelhandelsgeschäft suchen, bietet Ihnen Cashier POS die Werkzeuge, um mit dem Verkaufen zu starten und den Alltag an einem Ort zu verwalten.